なぜ大雪にもかかわらずメールは配信されなかったか

すでに 2 週間ほど前のことになりますが, 大雪が降りました。その時に現在住んでいる東吾妻町で運用されているはずのメール配信システムからまともなメールが来ませんでした。

大雪を前にメール配信システムは沈黙した | e2esound.com業務日誌

この件に関して, メール配信システムに関する情報公開請求を行いました。申請してからすぐに資料を用意していただきました。また, メールが配信されなかったことに関して簡単に説明をしていただけました。

メールが来なかった理由

防災計画にメール配信を行う規定がないから。

東吾妻町に限らず, 地方自治体には防災計画と呼ばれる計画書があるようで, この中で災害発生時の対応として「どんなことをするのか」「どの防災無線で放送するのか」といった項目が規定されています。

この防災計画の中にメール配信に関して規定されていないため, メール配信が行われなかったという説明を受けました。

防災計画自体は少なくとも年度単位の更新で管理されており, その中に年度の途中から開始(2013年9月)されたメール配信システムに関しては盛り込まれなかった, ということのようです。

理解はできるが, 納得はいかない感じですね。行政として機能している以上, 簡単に計画の変更ができないことは理解できます。

納得できない点(1): 広報ひがしあがつまでのサービス運用の記事

東吾妻町には, 月刊の広報誌として 広報ひがしあがつま が配布されています。町の Web サイトから PDF で閲覧することもできます。

過去の広報誌の中で「9月1日から東吾妻町メール配信サービス運用開始」と題した記事が掲載されています。

私たちの日常生活の道具として広く普及している携帯電話やパソコンのメール機能。今回町ではそれらを利用し、東吾妻町に関係すると思われる情報をお知らせします。

広報ひがしあがつま 2013年9月(No.90) P4 ※PDF

また, 町の Web サイトにも掲載があります。

メール配信サービス運用開始のお知らせ

防災計画に規定されておらず, 実際には機能できないメール配信サービスが「運用開始」として広報されている点が不思議です。

納得できない点(2): 防災計画にはないけれど配信されているメールがある

これはメール配信システムに利用しているサービスの機能として用意されているものです。例えば気象庁からの警報がメールで配信されてきます。

メール配信されてきますが, そのメール配信はどの計画によるもの何でしょうか?

町民からみれば送られてくるメールは東吾妻町が発行しているものとして考えられるでしょう。しかし防災計画には規定がないようです。

納得できない点(3): 導入が決まっていたのに防災計画を変更できなかったのか

メール配信システムを導入するということは, もちろん予算がつくわけです。ということは, どこかのタイミングでメール配信システムの運用が開始されることが分かっていたはずですが, なぜ防災計画は変更されなかったのでしょうか?

メール配信サービスの開始から実際に防災計画に規定されるまでの空白期間の費用や予算の取り扱いは問題ないのでしょうか?実際に機能しないものにお金を払っているのですかね?よくわかりませんね。

所感

どこかの議事録か東吾妻町議会の 議会だより で読んだ記憶がありますが, このメール配信システムは主に防災目的の用途で導入を急いでいる, といった話があったかと思います。

どこに責任があるのか分かりませんが, メール配信システムの検討, 導入から運用までの計画がきちんと作られていなかったのではないかと考えられます。(偉い人の決裁があったはずですが, この点の情報公開請求は今回はしていない)

地方の小さな町だと, こういうチグハグな計画があっても問題ないんですかね?よくわかりません。

おまけ

情報公開請求の際に現在の登録者数を含む, 登録者数の推移についても請求しました。具体的な数字の明言は避けますが, とても少ないです。

各地区ごとに防災計画の説明や危険な場所の共有, メール配信システム機能の説明を含む説明会のようなものを開催した方が良さそうでした。